Kriterier for valg af leverandør til digitale projekter (juni ’21)

Hvis virksomheden skal vælge leverandør til at gennemføre et digitalt projekt og til den efterfølgende drift og videreudvikling, er det afgørende at vælge en god samarbejdspartner. Jeg forklarer i dette indlæg, hvorfor det giver værdi at fastsætte konkrete kriterier for valg af leverandør på forhånd. Endvidere gennemgås en 360 graders model for kriterier med konkrete bud på kriterier til inspiration.

Hvorfor giver fastsættelse af kriterier for valg af leverandør værdi?

Kriterierne giver værdi af mange årsager:

• Internt i virksomheden kan det skabe en alignment og fælles opfattelse af, hvad der er vigtigt for valget.
• Kriterierne kan understøtte udvælgelse af hvilke potentielle leverandører, der bør indgås dialog med (’hvem tror vi kan leve op til kriterierne?’).
• Ved at kommunikere kriterierne til de potentielle leverandører, klæder det dem bedre på, til hvad de skal lægge vægt på og demonstrere i dialogen med virksomheden.
• Både når den enkelte potentielle leverandør skal evalueres, og når flere skal sammenlignes, kan kriterierne være med til at få forskelle og ligheder mellem leverandørerne til at fremstå tydeligere.
• Det er nemmere at være objektiv, når alle kriterier diskuteres. Risikoen for, at eksempelvis en ekstra god kemi eller at en leverandør har et meget flot design kan få lov til at ’fylde for meget’, reduceres derved.

360 graders model for kriterier og konkrete forslag

Modellen tager afsæt i følgende fire områder, hvor der for dem hver er givet konkrete eksempler i den indsatte tabel (eksemplet er baseret på en BtB webshop):

• Anbefalet løsning: Kriterier bør både omfatte den helt grundlæggende softwareløsning, leverandører anbefaler, konkret funktionalitet og områder der er afgørende for løsningen, og i hvilket omfang der er behov for customisering af løsningen.
• Kompetencer og erfaring: Bør have erfaring fra tilsvarende virksomheder og brancher, kunne udfordre strategisk og ofte bør det også være en del af kriterierne, at potentielle leverandører er stærke til integrationer til andre af virksomhedens systemer.
• Samarbejdsevner: Omfatter både finansiel stabilitet/forretningsmodel, kemi og at potentielle leverandører lytter. Endvidere at det virker som om de holder, hvad de lover, og også at de tager ansvar ikke bare for ’deres egen leverance’ men også for afklaringer med eksempelvis IT eller andre leverandører.
• Prisniveau: Kriterier kan omfatte både timepriser, projektpriser og tilgang til overskridelser (herunder eksempelvis risk sharing eller fastprismodeller). Endvidere forventede omkostninger til licencer og eventuelt hosting baseret på den anbefalede softwareløsning.

Rating og evaluering

Det anbefales at rate hver af de leverandører, der er udvalgt til at give deres bud på løsning, på en skala fra 1-5 for hvert kriterie.

Ved at beregne gennemsnitlig score for hver af de 4 overordnede kategorier er det let at se, hvor de adskiller sig fra hinanden og at dykke ned i mere detaljerede diskussioner og vurderinger.

Nogle vælger at vægte kriterier, så de vigtigste kan veje tungere. Det går jeg ikke selv ind for, da det hurtigt kan blive en underlig diskussion eksempelvis om god kemi er vigtigere end finansiel stabilitet.

I stedet bør det være en del af diskussionen af forskelle mellem leverandørerne, hvad der er de væsentlige og afgørende forskelle.

Er du interesseret i at læse mere om leverandørvalg? Så kan jeg anbefale, at du skriver dig op på interesselisten til min kommende bog ’Digitale projekter – fra idé til drift’